Tìm hiểu nguyên lý và cách quản lý kho vật tư một cách hiệu quả nhất
Quản lý kho vật tư là một quy trình rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp bán hàng. Thông thường, để quản lý kho vật tư hiệu quả thì cần có một quy trình khoa học và phù hợp với đặc điểm của từng loại kho. Cùng tìm hiểu về cách quản lý kho vật tư và những điều cần lưu ý khi quản lý kho vật tư qua bài viết sau đây nhé!
1. Tổng quan về vai trò của quy trình quản lý kho vật tư
1.1. Quản lý kho vật tư là gì?
Quản lý kho vật tư là một quy trình được ưu tiên hàng đầu trong các doanh nghiệp bởi điều này liên quan trực tiếp tới lợi nhuận của họ. Tuy vậy, có không ít những doanh nghiệp nhỏ hầu như không có quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả.
Hàng tồn kho quá ít không thể đáp ứng được nhu cầu số lượng lớn của khách hàng sẽ dẫn đến việc khách hàng bỏ đi để tìm kiếm doanh nghiệp khác. Ngược lại, việc dự trữ quá nhiều vật tư tồn kho cũng không có lợi.
Đồng ý rằng mặt tích cực đó là doanh nghiệp luôn có đủ các loại vật tư cần thiết để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên việc lưu trữ quá nhiều vật tư tồn kho có ảnh hưởng đến dòng chảy của đồng tiền trong doanh nghiệp. Không những thế, doanh nghiệp còn phải chi trả khá nhiều chi phí để quản lý và lưu trữ hàng tồn kho.
Quản lý kho vật tư một cách hiệu quả nghĩa là bạn biết tính toán số lượng vật tư nên để tồn trong kho sao cho không bị thiếu vật tư và cũng không bị dư thừa vật tư. Để làm được điều này cần có quy trình và kế hoạch quản lý kho vật tư nghiêm ngặt.
Tìm hiểu thêm: Phụ kho là công việc gì?
1.2. Thực tế quản lý kho vật tư
Để quản lý tốt kho vật tư, bạn cần nắm chắc danh sách và đặc điểm của các loại vật tư cũng như hàng hóa có trong kho.
Trong kho vật tư có thể chứa các loại nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc thậm chí là cả một số thành phẩm. Việc hiểu rõ những gì có trong kho vật tư và phân loại rõ ràng giúp bạn xác định phương pháp quản lý sao cho phù hợp.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm hỗ trợ việc quản lý kho vật tư. Việc lựa chọn ra phần mềm nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: ngân sách, loại hình kinh doanh và những chức năng nhất định mà bạn muốn nhìn thấy ở phần mềm đó.
Chẳng hạn, doanh nghiệp nhỏ sẽ tìm kiếm những phần mềm đơn giản, dễ thao tác và không cần quá nhiều chức năng. Những doanh nghiệp lớn hơn thì có thể chi trả nhiều hơn và có nhu cầu tìm kiếm phần mềm có chức năng tự động cập nhật dữ liệu hay theo dõi hàng nhập xuất kho…
2. Tìm hiểu cách quản lý kho vật tư hiệu quả
2.1. Phân loại và sắp xếp các loại vật tư theo thứ tự ưu tiên
Việc phân loại và sắp xếp các loại vật tư có thể giúp bạn quản lý kho vật tư một cách rất hiệu quả. Bạn có thể sắp xếp vật tư thành các khu vực khác nhau, chẳng hạn như khu vực chứa những mặt hàng thường xuyên ra vào kho, những mặt hàng nào có giá trị cao, những mặt hàng nào cần thiết cho hoạt động sản xuất hay những mặt hàng mà thị trường có ít nhu cầu hơn…
Sau đó, hãy sắp xếp những mặt hàng này thành các khu vực theo thứ tự ưu tiên khác nhau. Chẳng hạn, nhóm vật tư ở khu vực A là nhóm mà khách hàng hoặc đối tác có nhu cầu cao, nhóm vật tư ở khu vực C có giá trị thấp những thị trường lại đang có nhu cầu lớn, hay nhóm vật tư ở khu vực B có giá trị vừa phải và nhu cầu của thị trường cũng không ở mức cao.
2.2. Lưu trữ thông tin một cách đầy đủ và khoa học
Kinh nghiệm thứ hai trong cách quản lý kho vật tư hiệu quả đó là bạn cần nắm rõ hoặc lưu trữ thông tin về các loại hàng hóa vật tư trong kho. Những thông tin cần ghi chép lại bao gồm mã vạch, mã SKU, nhà cung cấp, ngày nhập kho, xuất xứ, và số lô. Ngoài ra, tính thời vụ, sự kham hiếm, giá thành trên thị trường… cũng là những yếu tố mà bạn cần nắm rõ.
2.3. Định kỳ kiểm kê tồn kho vật tư
Bạn có thể tiến hành kiểm tra tổng thể kho vật tư mỗi năm một lần hoặc kiểm tra hàng tháng hay hàng tuần. Thậm chí trong những doanh nghiệp nhỏ còn có thể kiểm kê kho vật tư hàng ngày. Tùy theo quy mô doanh nghiệp và tính chất của các loại vật tư trong kho mà bạn dự kiến lịch trình kiểm kê kho định kỳ. Việc định kỳ kiểm kê tồn kho nhằm đảm bảo tồn kho khớp với những thông tin được ghi chép.
2.4. Thường xuyên theo dõi các nguồn cung cấp vật tư
Sự biến động của các nguồn cung cấp vật tư cũng có ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng tồn kho của doanh nghiệp. Bạn không thể tiếp tục làm ngơ nếu một nhà cung cấp thường xuyên giao hàng trễ hoặc giao hàng không đúng với đơn đặt hàng. Bạn cần làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để xác định rõ vấn đề. Nếu cảm thấy không thể tiếp tục hợp tác thì hãy tìm kiếm một nhà cung cấp khác.
2.5. Nhất quán trong khâu nhập và xuất hàng tồn kho
Mỗi doanh nghiệp đều cần thống nhất quy trình và quy chuẩn nhập xuất hàng tồn kho. Bạn cần yêu cầu mỗi nhân viên đều phải tuân thủ và thực hiện nghiêm ngặt quy trình nhập xuất cũng như xử lý hàng tồn kho. Điều này giúp đảm cho dữ liệu ghi nhận khớp với thực tế.
2.6. Theo dõi chặt chẽ doanh số bán hàng
Theo dõi doanh số bán hàng không chỉ dừng lại ở việc thống kê và cộng tổng doanh thu vào cuối ngày. Bạn cần ghi chú chi tiết lại tất cả những loại vật tư đã nhập hoặc xuất kho trong ngày và cụ thể số lượng của mỗi loại vật tư, tổng số xuất nhập và tổng số tồn kho.
Song song với theo dõi doanh số bán hàng, bạn cũng cần thống kê lại xem loại vật tư nào được sử dụng nhiều nhất, giá thành của loại nào đang có dấu hiệu giảm xuống, nhu cầu về loại nào đang thấp dần, đâu là loại vật tư có nhu cầu ổn định… Hành động này giúp bạn kiểm soát tồn kho vật tư tốt hơn. Từ đó, bạn có thể nhanh chóng bổ sung những loại vật tư có nhu cầu cao hoặc giảm bớt nhập các loại vật tư có nhu cầu thấp.
2.7. Đầu tư vào công nghệ
Một trong những cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhất đó là đầu tư vào công nghệ. Doanh nghiệp nhỏ chủ yếu quản lý kho vật tư bằng những phương pháp thủ công, sổ ghi chép và bảng tính Excel. Tuy nhiên phương pháp này chỉ thực sự phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Doanh nghiệp có quy mô lớn hơn không nên áp dụng phương pháp trên. Bạn cần dành nhiều thời gian hơn và đầu tư vào công nghệ để thực hiện những phương pháp quản lý kho vật tư hiệu quả hơn với sự trợ giúp của công nghệ thông tin và các phần mềm máy tính.
Ngoài ra, bạn cũng nên đầu tư thêm những trang thiết bị hiện đại như xe cẩu hàng, máy quét mã vạch cầm tay, hệ thống POS và kết nối những trang thiết bị này với phần mềm quản lý hàng tồn kho để tạo thành một hệ thống tích hợp hoạt động hiệu quả.
Như vậy quản lý tồn kho vật tư có vai trò bản lề trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu bạn đang “loay hoay” tìm kiếm cách quản lý kho vật tư hiệu quả thì hãy tham khảo những gợi ý đã nêu ra trong bài viết để áp dụng những ý tưởng đó vào thực tế tại doanh nghiệp mình. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ có giá trị tham khảo đối với quý bạn đọc!
